重大专项档案管理问题分析及优化路径

（一）外协单位多，档案具有分散性；由于重大专项项目一般规模庞大、所需科研力量广，经常划分为多个子课题，由总承研方牵头，多家科研相关的协作单位共同完成，其中包括高等院校、科研院所、设计配套企业等部门，涉及范围广，产生课题多，经常出现各家单位产生不同标准、不同格式的档案，汇总工作进展十分困难，甚至无专职专岗人员从事汇总工作，从而导致重大专项档案在形成来源上具有分散性，不利于重大专项档案的完整性与系统性。

（二）项目团队具有临时性。因重大科研专项项目往往具有行业内的创新性，并无专门单位与团队负责，往往采用根据课题主体结构需求搭建团队的方式，加之因重大专项项目历时实践久、涉及专业面广、外协厂家多，项目团队临时组建形成，易造成人员素质参差不齐，档案收集汇总工作进展补偿，从而造成重大专项档案的缺失，一旦出现问题无法及时追溯来源、完成修改等工作。

（三）档案载体的多样性。重大专项档案的载体具有多样性的突出特点，不但包括较为常见的纸质档案，还涵盖了其他各种载体形式的实物档案，比如光盘、硬盘、磁盘、专用设备、试验模型等载体，这也间接地阻碍了档案系统性的保持。

（四）信息的高价值性。重大专项的完整档案可以全方位立体化地展示我国最新科研成果，对于日后的重大专项开展具有非常高的参考借鉴和使用价值。更为关键的是，重大专项档案能够完整记录项目管理的整个全过程，是重要的项目管理、计划管理依据，也为其他重大项目的建章立制、有序进行提供了可借鉴的经验准则和行动指南。

二、重大专项档案管理存在的问题

（一）实际操作性不强。根据调研显示，档案相关工作人员没有深入了解此次重大专项项目的实际情况，便只是单纯的根据常规项目特点来制定档案管理制度，没有做到具体问题、具体分析，做好“一项一策”，这也就导致了档案管理的规章制度在实际工作中可操作性和指导性不强；造成许多管理漏洞的产生，在具体的档案管理过程中可能会发生职责定位模糊、重要档案流失等突出问题。

（二）宣传工作与主动意识不到位。目前，科研人员完成项目节点的任务已经成功占据主导意识，但移交归档工作依然尚未形成自主意识，只是被动地向前推进。其次档案部门人力资源不足、人才缺口较大也成为档案管理的“拦路虎”。据统计，目前很多档案管理人员都为兼职人员，并未设置专人专岗从事档案管理工作，这导致兼职的科研人员在繁重的科研任务之外还要负责档案工作，造成精力不足、无暇兼顾，经常出现在日常研发任务过程中不注重文件材料的收集整理。

（三）档案管理注重首尾环节、中间环节薄弱。档案部门在项目专项中的存在感很弱，处于被动接收任务的状态，只在项目立项初期，根据要求发布归档要求，与科研人员沟通相对较少。只有在专项任务完成，科研人员提交归档文件时，档案部门才能介入对归档文件进行审查，由于中间环节不按照具体要求，归档文件只能一改再改，有些项目归档文件反复整改五六遍都未能达到归档要求，造成科研人员与档案人员出现许多矛盾、摩擦。

（四）档案工作人员素质差。未接受过档案工作专项培训，经常出现资料编制整理不规范、资料保管不利、归档不及时等现象，使项目文件不能真实、完整、系统的反映项目实施的实际情况。科研人员是专项档案归档的主体，可对档案的价值和作用不甚了解，在思想认识上存在主观能动性不足和认知偏差的情况，对归档的重要性认识不足，在项目文件材料归档过程中不能准确掌握归档的具体要求，导致项目文件材料归档不完整，甚至出现缺少核心材料的问题。

三、重大专项项目档案管理优化措施

（一）将归档计划纳入到专项进度计划中。按项目分阶段分解到各承研单位专业室或部门的任务计划中，明确任务及其起止时间。原则上细化到按月设置监控点，该监控点应与IPD月度考核点相匹配。计划由项目负责人组织外协厂家共同编制。计划由科研主管部门发布、跟踪、监管。档案部门根据项目计划执行情况，对原计划逐步细化、逐步完善，形成动态管理模式。根据专项工作开展的实际情况，完善专项档案管理所需要的标准、规范、制度，使协作单位一进入项目，就有据可依、有章可循。

（二）增强参与意愿，加大宣传力度。档案部门把档案宣传作为一项常态化的工作，并对其进行适当的档案专业培训和指导。项目注重加强对档案人员的业务培训，及时对档案制度、管理标准进行宣讲、培训，组织学习上级单位下发的相关文件，使档案管理人员“想干”“会干”“能干”。经常组织档案相关知识讲座等，让科研人员、兼职档案员认识到档案工作的重要性，从思想上重视项目档案管理。

（三）加强档案全过程把控。在管理体系上，项目立足工作实际，建立标准化的档案管理体系。统一的单位、分部、分项工程划分标准；规范的分项工程施工、监理用表清单；明确的文件收集归档范围，确保参建各方标准一致、步调统一。针对项目中可能出现的新变化、新问题，建立“动态完善”机制。档案部门在项目立项之初就和科研主管部门、项目组之间积极沟通，以了解项目进展情况。

四、结语

重大专项都具有跨领域、跨地域、涉及面广、参研单位多、历时久等特点，本文通过对项目档案的管理特点、管理中存在的问题进行分析，提出完善项目归档，以建章立制为档案管理打下良好基础，以纳入专员专项，加强专业培训为档案管理补充力量，以全流程动态监管保障档案管理的工作质量，希望上述优化措施能够为保障重大专项档案工作有序开展提供有效帮助。